A secretaria é responsável pela imagem do evento, desde o lançamento até as atividades que ocorram após o seu término. Ela é de vital importância, pois é a porta de entrada e a comunicação do evento, assumindo o papel do contato entre a comissão/equipe organizadora e os participantes. Com experiência no assunto, nosso objetivo é tirar essa preocupação do cliente, otimizando seus recursos. Oferecemos em nosso serviço de secretaria uma equipe profissionalizada, tecnologia e equipamentos para realizar seu evento com qualidade e sucesso.

Quando o cliente contrata a nossa solução completa para realizar seu evento, esse serviço já está incluso. Porém, também o oferecemos de forma exclusiva e independente, caso haja somente a necessidade do serviço para Secretaria. Consulte nossa equipe.

Dividida em várias frentes, a Secretaria se ocupa de diversas etapas do trabalho:

Secretaria pré-evento

Disponibilizamos diversos canais de comunicação para todos os participantes, inclusive palestrantes, expositores, patrocinadores, apoiadores e acompanhantes, além da comissão/equipe organizadora do evento. Entre os principais canais estão o atendimento telefônico e de e-mails com equipe própria para informações gerais, dúvidas sobre inscrições, sistema, pagamentos, datas importantes, regras para submissão de resumos e trabalhos no caso de eventos técnicos e científicos, programação do evento, instruções para área de exposição e comunicação do evento, entre outros assuntos, incluindo o apoio geral ao cliente conforme sua necessidade.

Para a divulgação do evento, disponibilizamos nosso servidor para disparo de e-mails marketing. O site é atualizado frequentemente com informações e chamadas importantes, além de disponibilizar o acesso para inscrição e pagamento, concentrando todo o conteúdo do evento em um só lugar para facilitar a experiência dos participantes.

Para eventos acadêmicos, realizamos a confirmação por telefone e e-mail junto aos autores e coautores dos trabalhos que serão apresentados, para cumprir com excelência a grade de programação técnico cientifica.

Caso o cliente opte por contratar o serviço de secretaria de forma independente, na etapa do pré-evento também disponibilizamos o serviço de secretária para planejamento e organização administrativa, sistema de gestão para congressos e eventos, site personalizado e aplicativo.

Secretaria Local

Nessa etapa entra toda a operacionalização de infraestrutura, desde equipamentos, montagem de estrutura e equipe de profissionais para recepção, credenciamento, atendimento e apoio local no período do evento para todos os participantes, palestrantes nacionais e internacionais. Para eventos acadêmicos, incluímos os apresentadores de trabalhos ténicos científicos e professores de minicursos.

No credenciamento é realizada a entrega dos materiais/kits do evento, como a entrega dos crachás impressos, programação do evento, brindes e demais materiais conforme orientação do cliente.

Com o módulo de secretaria do nosso sistema de gestão para congressos e eventos, é possivel realizar a inscrição e o pagamento no local do evento, facilitando o acesso dos participantes. O cliente tem acesso aos relatórios do sistema em tempo real. Além disso, disponibilizamos um servidor local e suporte técnico (equipe), o que colabora em termos de qualidade, performance e agilidade para o sucesso das atividades realizadas no evento.

Secretaria pós-evento

A última atividade é a contunuação primeira, realizando o atendimento para todos os participantes, através dos canais de comunicação do evento. Nesta etapa também é realizada a emissão de certificados online que podem ser impressos acessando o site do evento.

E, por fim, toda a prestação de contas é disponibilizada através de relatórios e/ou arquivos. Saiba mais

Conheça mais sobre os módulos de secretaria e inscrições do nosso sistema de gestão para congressos e eventos.

Para eventos técnicos e cientificos, disponibilizamos o módulo para submissão de resumos e trabalhos.