A Secretaria para eventos é muito importante, pois ela assume o papel de contato entre a comissão/equipe organizadora do cliente e os participantes, realizando uma série de ações necessárias, inclusive o de mediar possíveis conflitos que podem ocorrer antes, durante ou depois do evento. Tudo é realizado de forma personalizada, considerando as características de cada evento, a fim de otimizar custos, tempo, processos e a satisfação do público em geral.

A empresa contratada é responsável pelo planejamento e organização administrativa, gerenciamento do software de eventos que incluam os módulos para secretaria e inscrições (no caso de eventos técnicos e científicos é importante o módulo para submissão de resumos e trabalhos)  de forma integrada, site personalizado, aplicativo e redes sociais criadas especificamente para o evento.

Quer entender melhor o funcionamento e a importância de dispor de uma secretaria para o seu evento? Confira agora como ela se organiza para se planejar e realizar um evento de sucesso.

Como é feita a divisão da Secretaria para eventos?

A realização de um evento, exige um trabalho extenso antes, durante e depois de sua realização. Para que ele seja um sucesso, é necessário fazer a divisão do trabalho – e, muitas vezes, da equipe – em etapas específicas de organização.

Com esta estrutura, a coordenação da Secretaria de eventos consegue trabalhar em diversas frentes. Além disso, se aproveitam as habilidades de cada colaborador, combinando-as com tarefas que exigem determinada expertise.

Em linhas gerais, a Secretaria para eventos é dividida em quatro áreas:

Pré-Secretaria

Esta equipe fica à frente da estruturação do evento. É composta por profissionais qualificados e com experiência em administração e planejamento técnico.

Seu papel é realizar planejamento orçamento e administrativo, pesquisar o local e definir a estrutura que atenda às necessidades do evento e gerenciar o sistema de gestão, incluindo as inscrições e no caso de evento técnico científico a submissão de resumos e trabalhos, reportando os relatórios e indicadores para avaliação e acompanhamento da comissão/equipe organizadora do evento.

Além disso, a equipe será responsável pelo atendimento através dos canais de comunicação definidos para o evento, como telefone, e-mail, chat, redes sociais, site e impressos para o público em geral – participantes, palestrantes, apresentadores, fornecedores, expositores, convidados e acompanhantes, que inclui as informações gerais, dúvidas e esclarecimentos sobre o evento. (rever esse trecho)

Outra atribuição desta área é traçar o perfil dos participantes, saber quais são suas expectativas e o quanto estão dispostos a investir. A partir de toda a estrutura criada, é feita a divulgação do evento.

Secretaria Técnica

É responsável por colocar em prática o que foi planejado pela Pré-Secretaria. Seu trabalho é orientar a adequação do espaço escolhido e montagem da infraestrutura local para o recebimento do evento e coordenar o pessoal e o apoio logístico antes e durante a realização do evento.

Secretaria Executiva

Esta é a equipe que dá cara ao evento, trabalhando enquanto ele estiver acontecendo e lidando diretamente com os todos participantes.

Estas pessoas têm a função de cuidar da operacionalização de infraestrutura, desde equipamentos, estrutura e equipe de profissionais para recepção, credenciamento, atendimento e apoio local no período do evento, fornecendo informações e direcionando os participantes para as atividades desejadas.

Importante: Essa área demanda muita atenção no planejamento e na disponibilidade de recursos, pois se executada sem processo e treinamento, pode gerar problemas como insatisfação, filas e tumultos, deixando o público sem direcionamento para a programação do evento.

Secretaria Pós-evento

O fim da última atividade é o começo do trabalho da Secretaria Pós-evento. Esta área é quem fica à frente, por exemplo, do envio de e-mails de agradecimento, de uma avaliação ou pesquisa de satisfação online para os participantes.

No caso dos congressos técnicos e científicos, é esta secretaria que realiza a emissão dos certificados e publica os anais do congresso, seja em versão impressa ou virtual.

Além disso, é a realizada a prestação de contas, o repasse financeiro aos colaboradores terceirizados, a geração de arquivos e relatórios com dados sobre o evento e para a comissão/equipe organizadora.   Já tinha pensado em todo o planejamento que a secretaria de um evento demanda? Nós podemos ajudar! A equipe da Metallum é a sua equipe de eventos. Torne seu evento um sucesso! Saiba mais sobre o serviço de Secretaria.

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